Saltar al contenido

¡Aprende a Crear Contenido de Forma Eficiente y Profesional!

Optimizando el Proceso de Publicación de Contenido: Claves para una Operación Eficiente

La creación de contenido recibe mucha atención, pero no puede llegar a una audiencia sin un proceso de publicación de contenido bien ejecutado.

La producción de contenido requiere sistemas y procesos fácilmente repetibles para tener el contenido listo para el botón de publicación y todo lo que sucede después de eso.

Para lograrlo, tu equipo necesita un líder de operaciones que supervise y a menudo implemente todos esos pasos en el proceso de publicación de contenido. Por lo general, trabajan con la ayuda de herramientas de software para organizar la producción de contenido, ya sea sistemas de gestión de proyectos como Trello y Asana o una simple hoja de cálculo compartida.

Si eres nuevo en el rol, explorando cómo mejorar tus operaciones, o buscando establecer un proceso de publicación de contenido, Lisa Dougherty, directora de operaciones y comunidad de blogs de CMI, puede ofrecer algo de ayuda.

Ella explica cómo organiza las operaciones editoriales que hacen posible que CMI publique y promocione contenido fresco todos los días de la semana en nuestro sitio web principal (www.marketor.es).

El proceso de publicación de contenido que Lisa perfeccionó a lo largo de la década nos ayuda a hacer un seguimiento del contenido de múltiples autores a través de las diferentes etapas de edición y producción. También sirve como punto de conexión para los miembros del equipo de CMI que promocionan el contenido a través de correo electrónico y redes sociales.

Organízate para hacer seguimiento del progreso del contenido

El miembro del equipo responsable de la operación de producción de contenido debe conocer el estado de cada activo. Al mismo tiempo, debe crear y mantener el cronograma de publicación de postproducción. Estos dos documentos pueden estar estrechamente vinculados a tu plan editorial.

En el caso de CMI, el equipo utiliza hojas separadas (pestañas) dentro de una hoja de cálculo maestra compartida llamada el rastreador. Una hoja detalla el estado de los activos de contenido, y otra sirve como el calendario de publicación semanal. Lisa gestiona ambas hojas en el rastreador.

Seguimiento del estado de desarrollo de contenido

El rastreador de desarrollo de contenido muestra el estado de cada artículo editorial en desarrollo. Enumera el tema, la persona responsable de crearlo, la fecha de vencimiento, el estado (creando, editando, listo para producción), junto con cualquier nota relacionada, como enlaces a incluir, llamados a la acción especiales, etc.

Cuando una tarea está completa, la persona responsable actualiza la columna de estado.

Leer tambien  Potenciando tu negocio: Cómo combinar el poder de las relaciones públicas y el marketing de contenido para alcanzar tus objetivos

Algunas herramientas activan notificaciones a los miembros del equipo relevantes cuando cambia el estado de un activo. En CMI, revisar el estado en el rastreador está integrado en el flujo de trabajo de cada persona, por lo que dichas notificaciones rara vez son necesarias. Otros equipos de marketing de contenido utilizan la función de notificación en su software de gestión de proyectos cuando un activo pasa al siguiente paso en el tablero.

Rastreador y calendario de producción de contenido

Una segunda hoja en el documento principal actúa como el calendario de producción de publicación. Muestra el contenido de cada día (CMI publica cinco días a la semana) junto con la información clave necesaria para publicar el activo.

Tu rastreador de producción puede verse diferente dependiendo de la frecuencia de publicación, los formatos, los canales, etc. La versión de CMI incluye estas columnas:

  • Fecha de publicación
  • Autor
  • Estado de producción (dos opciones: cargado en WordPress o revisado en WordPress)
  • Notas (Lisa lista la fecha en que solicitó la imagen de portada, cualquier elemento aún no completado como incrustaciones de video o gráficos, y la fecha en que envía una vista previa al autor o fuentes destacadas.)
  • Título
  • Categoría (tema principal basado en las categorías principales de CMI)
  • Copia de vista previa (lo que aparece en el correo electrónico diario)
  • Copia de extracto
  • Llamado a la acción
  • URL

CONSEJO: No confíes en la URL predeterminada que crea tu plataforma de gestión de contenido. Cambia el valor predeterminado para incluir palabras clave apropiadas (usa guiones para separar palabras) y mantente dentro de 50 a 80 caracteres.

Gestiona contenido de múltiples fuentes

Los gerentes de operaciones de contenido a menudo coordinan el contenido a medida que llega de fuentes internas y externas.

Las presentaciones, borradores, revisiones y actualizaciones de envíos de contenido de invitados, expertos internos en la materia y miembros del equipo de marketing de contenido se suman a muchos archivos para manejar.

Puedes hacer este proceso más eficiente con estos consejos:

  • En primer lugar, el contenido debe guardarse en una ubicación centralizada a la que todos los involucrados en el proceso de creación, revisión y publicación puedan acceder. Actualmente, CMI utiliza Microsoft OneDrive. Otros equipos podrían usar Dropbox, Google Drive u otras plataformas basadas en la nube.

  • En segundo lugar, establece un proceso estandarizado para organizar archivos y convenciones de nomenclatura. Esto ayuda con el control de versiones. Nunca querrás publicar una versión desactualizada del contenido, y no querrás tener que preguntar a tres personas para averiguar qué versión usar.

Así es como CMI organiza el contenido en su servidor:

  • La carpeta maestra – Equipo editorial de CMI – incluye todo el contenido.
  • Debajo de la carpeta maestra hay carpetas individuales para cada activo en el proceso de publicación de contenido. Sigue una convención de nomenclatura estándar:

    • Nombre del autor Apellido – Tema

      • Ejemplo: Jodi Harris – Retención de clientes

Cada carpeta de activo incluye:

  • Carpeta etiquetada «borradores» y contiene las versiones originales y editadas
  • Carpeta etiquetada «imágenes»
  • Versión final etiquetada «APELLIDO DEL AUTOR – Tema – iniciales del editor LIMPIO iniciales del gestor de contenido fecha FINAL»

    • Ejemplo: HARRIS – Retención de clientes – ag EDITS CLEAN ld 10-12-23 FINAL

Una vez que se publica un artículo, Lisa mueve la carpeta del activo a la carpeta de Artículos Publicados.

Algunos equipos de contenido etiquetan la carpeta de activos con su fecha de publicación. Lisa prefiere no hacerlo porque la fecha puede cambiar, pero el autor y el tema no.

Finalizando el contenido para su publicación

Con sistemas establecidos para hacer un seguimiento del progreso del contenido, el calendario de publicación y el estado de producción de contenido, la persona de operaciones pasa al trabajo más detallado: preparar el contenido para que se publique.

Dado que este proceso a menudo involucra solo a una persona, puedes sentirte tentado a simplemente hacerlo y no tomarte el tiempo de documentar el proceso. No lo hagas. Estandarizar el proceso de publicación de contenido y escribirlo son esenciales para que otro miembro del equipo pueda intervenir y ejecutarlo si la persona de operaciones no está disponible.

CMI utiliza una lista de verificación para asegurarse de que se siga el proceso y que nadie olvide un paso. Incluye:

  • Realizar una revisión posterior a la edición para garantizar una legibilidad básica y comprensión.
  • Verificar todos los nombres de personas, empresas y herramientas mencionados en el contenido.
  • Identificar oportunidades de enlaces internos, agregarlos a palabras y frases relevantes y a la lista de contenido relacionado seleccionado al final del artículo.
  • Encontrar o crear imágenes e insertarlas en el documento.
  • Agregar el código de incrustación para videos, GIF, etc.
  • Revisar y actualizar el titular y el llamado a la acción según sea necesario.
  • Ejecutar el documento a través de Grammarly Premium.
  • Importar el documento de Word y agregar elementos visuales a WordPress.
  • Agregar audio, escuchar pronunciaciones incorrectas y corregirlas.
  • Programar la publicación.

CONSEJO: Los enlaces internos y las características de contenido relacionado seleccionado en los artículos de CMI son contenido de alto rendimiento en el sitio. Tradicionalmente, CMI utiliza publicaciones antiguas populares para enlaces internos adjuntos a palabras clave y publicaciones populares más recientes con sus títulos en contenido relacionado seleccionado al final de cada artículo.

Una vez que el contenido se carga en WordPress, un corrector lo revisa una última vez mientras se asegura de que todos los enlaces apunten a la fuente correcta y se abran en la ventana correcta (los enlaces de CMI se abren en la misma ventana, mientras que los enlaces externos se abren en una nueva ventana).

Últimos pasos antes de la publicación

Con todo listo para ir en vivo, se envía una comunicación a todas las partes interesadas relevantes, desde los creadores y fuentes hasta el equipo de producción de redes sociales y correo electrónico. Puedes hacerlo automáticamente a través de tu software de gestión de proyectos o enviar manualmente un correo electrónico o mensaje directo a las partes interesadas. El equipo debe ponerse de acuerdo sobre el método de entrega de notificaciones.

Ejemplo de correo electrónico enviado a las partes interesadas relevantes notificándoles sobre la publicación de su contenido y formas de promocionarlo.

CONSEJO: Lisa envía un correo electrónico estándar a todos los autores y fuentes para los que tiene información de contacto. Adjunta el documento de Word para que lo revisen (no se requiere aprobación para publicar), incluye la URL donde pueden ver el artículo una vez que esté en vivo, y señala cómo pueden ayudar a promover y compartir su trabajo en redes sociales.

Organízate

Se necesita mucho trabajo para preparar tu contenido para la atención. Detallando un proceso de publicación de contenido, tu producción de contenido tomará menos tiempo, las frustraciones se minimizarán y los errores y omisiones serán raros. Tu audiencia puede que no te agradezca públicamente, así que solo sé consciente de que todas esas estadísticas de consumo de contenido reflejan tu buen trabajo operativo.

Todas las herramientas son mencionadas por el autor. Si tienes una herramienta para sugerir, etiqueta a Content Marketing Institute en las redes sociales.

CONTENIDO RELACIONADO SELECCIONADO:

Imagen de portada de Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *