Saltar al contenido

Potencia la eficiencia de tu contenido con estas 7 prácticas ágiles

Optimización de Procesos de Marketing: La Clave para la Eficiencia

Los equipos de marketing de contenido rara vez hablan sobre eficiencia. Con frecuencia se discute sobre calidad, conversiones y alineación de marca. Las preocupaciones principales se centran en lo asombroso de lo que hacen y en los resultados de ese trabajo. Cualquier conversación sobre sistemas y procesos suele quedar en un segundo plano.

Sin embargo, para muchos equipos de marketing, la conversación sobre sistemas está pasando al primer plano porque un sistema puede dirigirte a hacer el trabajo correcto en el momento adecuado con la menor cantidad de desperdicio posible.

En AgileSherpas realizamos una encuesta en 2024 que encontró un gran crecimiento en la comprensión de la necesidad de optimizar los procesos de marketing y facilitar la agilidad empresarial en general. El ochenta y seis por ciento de las organizaciones de marketing dicen que planean transicionar algunos o todos sus equipos a formas de trabajo ágiles este año.

El interés en el marketing ágil es una cosa, pero una transformación a gran escala puede resultar abrumadora. Para ayudarte, considera estas prácticas ágiles más populares. Puedes aplicarlas juntas o por separado y aumentar la eficiencia de tu marketing para maximizar su genialidad.

1. Planifica en iteraciones

El proceso de planificación suele estar lejos de ser eficiente, especialmente en organizaciones más grandes. Mapear la ejecución del marketing de contenido en detalle para el próximo año es un enfoque antiguo y aún ampliamente adoptado. Es uno de los principales culpables de la ineficiencia.

En teoría, un plan de un año da dirección a tu estrategia de marketing de contenido, pero en la práctica, se desmorona bajo circunstancias cambiantes. Cuando aparecen barreras no planificadas, la mayoría (si no todos) los elementos del plan original deben cambiarse para tener en cuenta la nueva realidad.

No solo esto crea caos e incertidumbre dentro de tu equipo, sino que revisar la documentación de tu plan genera una sobrecarga administrativa. Se pierde tiempo que podría haberse dedicado a la ejecución.

Los líderes de marketing innovadores experimentan con un enfoque ágil para planificar en iteraciones a corto plazo. Crean una comprensión compartida en torno al objetivo a largo plazo mientras permiten que el equipo resuelva los detalles en el camino. Mientras que la planificación tradicional se realiza anualmente, es rígida y puede volverse irrelevante, la planificación en iteraciones es a corto plazo, flexible y relevante.

2. Implementa historias de usuario

Cuando abrazas la planificación flexible, debes asegurarte de que el contenido beneficie a tu público objetivo y proporcione un valor real en el momento adecuado. Enfoca tus esfuerzos en crear impacto, no solo en crear la mayor cantidad posible de nuevo contenido.

Los comercializadores de contenido ágiles se basan en historias de usuario que capturan al público objetivo, lo que están buscando y qué pretenden hacer con la información.

Puedes capturar las pautas clave para crear contenido impactante completando los espacios en blanco en esta única oración:

Como __________, me gustaría ________ para poder _________.

Si te diriges a los comercializadores, la historia de usuario podría leerse así:

Como comercializador, me gustaría leer un artículo sobre éxitos de marketing global para poder aplicarlos a mis propias campañas de marketing local.

Aplicar historias de usuario antes de trabajar en cualquier pieza de contenido te permite mejorar la calidad del trabajo y ahorrar tiempo al despriorizar el trabajo que no aporta ningún valor en absoluto o en ese momento.

Leer tambien  ¿Qué está pasando en el marketing de contenidos de fabricación? [New Research]

3. Mejora la estimación

Los humanos son terribles para estimar de manera realista el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar un proyecto.

Las estimaciones realistas son fundamentales para la eficiencia del marketing de contenido y a menudo se pasan por alto cuando los equipos se centran en lanzar nuevo y más trabajo para mantener satisfechos a los interesados.

Sin embargo, morder consistentemente más de lo que puedes masticar conduce a obstáculos y agotamiento que pueden disminuir la eficiencia a largo plazo.

Para evitar eso y facilitar la eficiencia del marketing de contenido, puedes seguir algunas divertidas formas ágiles de estimar el trabajo. Estas se centran en el esfuerzo en lugar del tiempo requerido, como lo hacen las estimaciones tradicionales.

Por ejemplo, utiliza el tamaño de camiseta como una analogía. Identificará una estimación comparativa de alto nivel. Aquí tienes una escala simple para ilustrar cómo se puede aplicar este enfoque:

  • XS: Escribir un post en redes sociales.
  • S: Preparar un boletín informativo.
  • M: Crear una página de destino de 500 palabras.
  • L: Redactar un post de blog de 2,000 palabras.
  • XL: Crear un libro electrónico descargable.

Cuando evalúas tu trabajo de esta manera, resulta más fácil tener en cuenta tu capacidad y ser realista sobre cuánto puedes abordar dentro de un marco de tiempo. También te permite priorizar el trabajo de manera más efectiva y aumentar la eficiencia en la entrega de un gran marketing de contenido.

4. Visualiza tu proceso de trabajo

Incluso una planificación impecable no garantiza una ejecución perfecta por parte del equipo para ofrecer los resultados deseados. Desafortunadamente, las tareas improvisadas a menudo desvían el trabajo planificado y requieren que los comercializadores realicen múltiples tareas, lo que aumenta el tiempo necesario para finalizar todo.

Al visualizar el proceso paso a paso, iluminas las actividades diarias de tu equipo y llamas la atención sobre la expansión del alcance no deseado, que generalmente pasa desapercibida o distrae de tareas ad hoc de menor prioridad.

La visualización del flujo de trabajo es fundamental en la metodología ágil porque proporciona transparencia y crea un puente entre tu equipo y otros interesados en marketing.

Puedes colocar un tablero Kanban en un lugar accesible en tu oficina o configurar un tablero de proyecto digital con una herramienta como Trello. Cuando las asignaciones en progreso y en la lista de espera son visibles para todos en la empresa, la priorización se vuelve más fácil.

Actualizando frecuentemente la visualización en tu tablero de equipo también proporciona un informe de progreso instantáneo. Elimina la necesidad de programar reuniones innecesarias con interesados o preparar largas actualizaciones de estado. Además, si llega una solicitud ad hoc, puedes comparar rápidamente su importancia con las asignaciones actuales y actuar en consecuencia para mantener tu eficiencia alta.

Visualizar el flujo de trabajo también permite que todos vean el panorama general, lo que les ayuda a enfocar sus esfuerzos en donde tienen mayor impacto.

5. Limita el trabajo en progreso

Los humanos son buenos para comenzar nuevos trabajos pero no tan buenos para llevarlos hasta la meta. Por eso, los comercializadores a menudo se encuentran trabajando en cinco o más proyectos simultáneamente. A pesar de que todos trabajan como locos, poco se logra.

Para decirlo de forma simple, cuanto más intentas hacer al mismo tiempo, más tiempo lleva todo. Este tablero Kanban sin límites de trabajo en progreso ilustra cómo los proyectos se atascan en las fases de redacción y diseño, con pocos llegando a la etapa de publicación y aún menos a la etapa de finalizado.

Para empeorar las cosas, cambiar de un contexto a otro con frecuencia resulta en un trabajo de menor calidad y requiere tiempo adicional para retrabajar los resultados menos deseables.

Para evitar estos problemas, los líderes de marketing que adoptan Agile han encontrado una solución simple: Limitar la cantidad de trabajo en progreso al mismo tiempo.

Esta respuesta puede parecer contraintuitiva debido al culto de la multitarea. Sin embargo, limitar el trabajo en progreso (WIP) permite a los individuos aumentar significativamente su productividad al proteger su tiempo. A nivel de equipo, evita las distracciones y permite a los miembros finalizar rápidamente lo que comenzaron. Obliga al equipo a trabajar para reducir el tiempo de espera de las tareas en proceso.

En esta imagen del tablero Kanban, cuando se implementan límites de trabajo en progreso, ocho proyectos están en la fase de finalizado, con solo cinco en la fase de redacción, tres en diseño y dos en publicación.

Cuando comienzas una tarea y luego la pones en espera para trabajar en otra asignación, luego pasas a otra asignación y repites esto varias veces, múltiples elementos de trabajo no progresan. Como resultado, terminan tardando mucho más en entregarse.

Aplicar límites de trabajo en progreso permite a los miembros del equipo ofrecer valor con mayor frecuencia y con una calidad superior porque pueden enfocar sus esfuerzos y evitar cambiar de contexto con frecuencia.

6. Mantén tus reuniones cortas

Los profesionales del marketing tienden a asistir a muchas reuniones incluso cuando no aportan mucho valor. La importancia de su rol se equipara con el número de invitaciones al calendario. Esto deja poco tiempo para sentarse y centrarse en el trabajo que agrega valor.

De hecho, las reuniones largas sin una agenda clara están entre los mayores desperdicios de tiempo. Fácilmente se desvían del tema y producen poco o ningún valor para la organización mientras obstaculizan la eficiencia del equipo.

Los líderes de marketing visionarios organizan reuniones diarias de pie. El cuarenta y cuatro por ciento de los encuestados en el informe de 2024 dicen que utilizan esta práctica ágil. Estas reuniones son breves, al punto y de pie… literalmente.

La reunión de pie reúne eficientemente a tu equipo para comunicar el progreso y los impedimentos del flujo de trabajo. Como su nombre lo indica, todos están de pie, lo que contribuye a la brevedad de la conversación.

Durante la reunión, con el tablero de proyecto a la vista, todos responden tres preguntas:

  • ¿Qué hice ayer?
  • ¿Qué planeo hacer hoy?
  • ¿Estoy bloqueado por algo?

Puedes utilizar diferentes preguntas. En AgileSherpas, nos enfocamos más en la colaboración y el espíritu de equipo:

  • ¿Cuál es mi prioridad para el día?
  • ¿Hay desafíos que estoy enfrentando y/o necesito ayuda?
  • ¿Hay grandes logros que quiero compartir con el equipo?
  • ¿Hay dependencias que necesito señalar?
  • ¿Qué más necesita saber el equipo?

El objetivo es reunirse por menos de 15 minutos. Si es necesaria una discusión adicional, los miembros del equipo afectados pueden hablar de ello después de la reunión de pie. Si la preocupación es un problema importante que requiere una reunión dedicada, se programa para otro momento.

7. Realiza retrospectivas frecuentes

Debes dedicar una reunión separada para revisar el proceso de trabajo de tu equipo con frecuencia e identificar áreas de mejora. Esta reunión se conoce como retrospectiva o retro.

Los miembros del equipo discuten solo tres temas fundamentales:

  1. ¿Qué deberías comenzar a hacer?
  2. ¿Qué deberías dejar de hacer?
  3. ¿Qué deberías seguir haciendo?

Las retrospectivas son extremadamente importantes para mejorar continuamente el rendimiento de tu equipo, compartir nuevos conocimientos y fomentar la innovación.

Puedes realizar retros en cadencias determinadas por la forma en que trabaja tu equipo. Por ejemplo, si estás practicando Scrum, la retrospectiva debe ocurrir después de cada sprint. Si estás trabajando en un flujo de entrega continua, programa una retro semanal o quincenal. El objetivo es revisar con frecuencia cómo trabajas e inspirar la propiedad del proceso dentro de tu equipo.

CONSEJO: Los interesados y líderes de la empresa no deben ser invitados a retros. Para facilitar el espíritu deseado de innovación y participación, los miembros del equipo deben sentirse seguros para hablar sobre los problemas que experimentan y proponer soluciones creativas sin preocuparse por ofender a nadie fuera del equipo.

Introduce a otros departamentos empresariales al Agile

El marketing es una función clave en departamentos como ventas, finanzas y recursos humanos. Incluso si aplicas todas las prácticas ágiles de este artículo, no puedes esperar una colaboración eficiente con otros equipos si no entienden cómo trabajas.

Cuando el marketing sigue prácticas ágiles, puede desbloquear el proceso para toda la organización. Puedes presentar a otros departamentos cuando colabores en proyectos. Puedes compartir el valor que ves al implementar prácticas como la visualización del flujo de trabajo, la limitación de WIP y otros. Entonces, contribuirás no solo a mejorar la eficiencia del marketing, sino también la eficiencia de todo el negocio.

Poniendo en Acción la Agilidad de Marketing

Adoptar el marketing ágil no tiene por qué ser un proceso intimidante. Al planificar de manera diferente, visualizar tu trabajo en un tablero Kanban, limitar la cantidad de trabajo en progreso y administrar el proceso con reuniones de pie y retrospectivas, tienes mucho que ganar en eficiencia de procesos.

Estos pasos sencillos pueden ayudarte a unirte a las filas de los comercializadores ágiles que ya disfrutan de la eficiencia, calidad y alineación empresarial.

Actualizado a partir de un artículo de septiembre de 2022.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *